Sináptico 360°

Diagnóstico inicial de flujo comercial

Primera etapa de la auditoría. El objetivo es entender cómo llegan las consultas, dónde se pueden estar perdiendo pacientes y qué tendría sentido mejorar antes de construir cualquier solución.

Esto debería tomarte unos 7 a 10 minutos. La idea no es responder perfecto, sino contar cómo funciona hoy la clínica con tus propias palabras.

Con eso voy a poder preparar un diagnóstico claro y sugerirte los próximos pasos con más criterio.

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Contesta con tus palabras, como si me lo estuvieras explicando por WhatsApp o en una llamada. No hace falta que tengas todo perfecto ni números exactos.

Con esta información voy a revisar el recorrido completo: desde que una persona pregunta por la clínica hasta que agenda, asiste, vuelve o se pierde.

Importante: no incluyas datos personales de pacientes, fichas clínicas, documentos internos, claves ni accesos. Solo necesitamos entender procesos, canales, herramientas y fricciones.

Bloque 1Contexto de la clínica

Para ubicar el tipo de servicio, equipo y modelo comercial actual.

P01.Nombre de la clínica o centro

P02.¿Qué servicios principales ofrecen y cuál es el más importante comercialmente?Por ejemplo: tratamientos faciales, corporales, depilación láser, medicina estética, evaluación inicial, etc.

P03.¿Quién suele ser el paciente ideal o el perfil que más quieren atraer?

P04.¿Cuántas personas trabajan en la clínica y quién se encarga de responder, vender, agendar y atender?

Bloque 2Llegada de consultas

Para entender por dónde entra la demanda y qué ocurre en el primer contacto.

P05.¿Por dónde llegan hoy la mayoría de las consultas?WhatsApp, Instagram, Facebook, Google, página web, llamadas, referidos, publicidad, otro.

P06.¿Están haciendo publicidad actualmente? Si sí, ¿en qué canal y hacia dónde envían a la persona?

P07.Cuando llega una consulta nueva, ¿quién responde y cuánto suelen demorarse aproximadamente?

P08.¿Qué preguntas se repiten más antes de que una persona agende?Precio, disponibilidad, ubicación, formas de pago, duración, resultados, contraindicaciones, evaluación previa, etc.

Bloque 3Conversión y seguimiento

Para detectar dónde se enfrían los prospectos y si existe seguimiento real.

P09.De las personas que preguntan, ¿qué porcentaje aproximado termina agendando?

P10.Cuando alguien pide información y no responde más, ¿qué seguimiento hacen?

P11.¿En qué punto sienten que se pierden más pacientes?Antes de saber el precio, después de recibir información, antes de pagar, antes de asistir, después de la primera cita, etc.

Bloque 4Agendamiento y asistencia

Para revisar la agenda, confirmaciones, cancelaciones y pérdidas por no-show.

P12.¿Cómo se agenda hoy una cita o evaluación?Manual por WhatsApp, llamada, agenda online, Google Calendar, software clínico, recepción, etc.

P13.¿Cómo confirman o recuerdan las citas antes de que el paciente asista?

P14.¿Tienen cancelaciones o pacientes que no llegan? ¿Cuántos aproximadamente al mes?

Bloque 5Postventa y reactivación

Para ver si están aprovechando pacientes antiguos, reseñas y recompra.

P15.Después de que un paciente se atiende, ¿hacen algún seguimiento?

P16.¿Tienen pacientes que deberían volver cada cierto tiempo? ¿Cómo los reactivan?

P17.¿Piden reseñas, testimonios o recomendaciones? ¿Cómo lo hacen actualmente?

Bloque 6Herramientas y prioridad

Para entender qué se usa hoy y definir un MVP realista.

P18.¿Qué herramientas usan hoy para gestionar consultas, pacientes, agenda y seguimiento?WhatsApp Business, Excel, agenda, CRM, software clínico, Google Calendar, Meta Ads, formularios, email, etc.

P19.Si pudieran mejorar una sola cosa del flujo comercial en los próximos 30 días, ¿cuál sería?

P20.¿Qué les preocuparía al automatizar parte de este proceso?Perder trato humano, que el equipo no lo use, errores técnicos, costo, mensajes muy robóticos, etc.

Finalizar diagnóstico

Cuando termines, pulsa “Finalizar y copiar respuestas”. Luego pega el texto en WhatsApp o envíalo por correo.

No pasa nada si alguna respuesta queda aproximada. La auditoría se trabaja con la información disponible y lo que falte quedará marcado como pendiente.